Crear personal con correos electrónicos genéricos

Utilice correos electrónicos genéricos para las salas mientras agrega personal por separado para el registro de entrada y salida

Al configurar el personal en nuestro sistema, es importante tener en cuenta que las direcciones de correo electrónico solo se pueden usar una vez por persona.

No recomendamos adjuntar un correo electrónico como "director@school.com" o "infantroom@school.com" a una persona específica, o esto causará problemas cuando esa persona abandone su centro.

Veamos un escenario para entender lo que esto significa.

El escenario

Supongamos que contratas a María como tu maestra de Infantil. María necesita iniciar sesión en la aplicación y marcar la entrada y la salida durante horas. No desea utilizar la dirección de correo electrónico personal de María, por lo que la crea como miembro del personal y le da la dirección de correo electrónico "infantroom@school.com". Registra la entrada y la salida, y todos los datos de su tarjeta horaria se registran en esta dirección de correo electrónico.

Entonces, un día, María abandona tu centro. La desactivas como miembro del personal y agregas su reemplazo, Alice. Sin embargo, cuando intentes darle a Alice el mismo correo electrónico que antes (infantroom@school.com), verás un error que dice que este correo electrónico ya se ha tomado.

Si en este punto reactiva la cuenta de María y cambia su nombre a "Alice", todos los datos de entrada y salida del reloj antiguo de María seguirán adjuntos a esa dirección de correo electrónico y será difícil separar la información de Alice al extraer informes.

La solución

La mejor manera de evitar esta situación es usar cuentas de personal genéricas para las direcciones de correo electrónico que no planea desactivar y agregar a todos los miembros reales de su personal por separado.

Usando el mismo ejemplo anterior, configurarías tu escuela de la siguiente manera:

Estas son las salas con las que quiero trabajar:

• Habitación para bebés
• Habitación para niños pequeños
• Pre-K 1
• Pre-K 2

Y así es como he configurado mi página de personal:

Los correos electrónicos genéricos de los profesores se han indicado en AZUL, mientras que el personal real se indica en ROJO.

Correos electrónicos genéricos

Todos los correos electrónicos del aula ( infant@school.com, toddler@school.com, prek1@school.com y prek2@school.com ) se han creado con un nombre genérico para el personal como "Maestro de bebés".

Me he registrado en cada cuenta con el código de invitación.

• Yo mismo establecí la contraseña, por lo que si no quiero que el personal inicie sesión en la aplicación fuera de la escuela, puedo optar por no compartir esta contraseña con nadie. En su lugar, yo mismo iniciaba sesión en todos los dispositivos.
• Alternativamente, si elige compartir la contraseña con su personal, deberá restablecer esta contraseña cada vez que un miembro del personal abandone permanentemente su centro.
• Todavía puede usar la función de mensajería de personal a personal enviando mensajes a "Maestro de bebés" o "Maestro de niños pequeños". El mensaje llegará a tus profesores en sus dispositivos de aula.
  ## Miembros reales del personal
  La maestra real del aula, en este caso Alice, ha sido agregada sin una dirección de correo electrónico. Ha sido asignada a la sala de bebés y puede usar su reloj en código para realizar un seguimiento de sus horas en el quiosco.

Si desea enviar correos electrónicos internos a su personal, aún puede optar por agregar a su personal con su dirección de correo electrónico personal y anular la selección de la opción "invitar" al crear su cuenta. De esta manera, pueden recibir boletines informativos sin tener la capacidad de iniciar sesión en el sistema.

Ahora, cuando Alice salga de tu centro, podrás desactivar su perfil de forma segura y todos los datos de su fichaje de entrada y salida estarán intactos, junto con la información de su perfil.